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Grafik mit Zahnrädern und Schriftzug: Compliance

Compliance-Leitlinie für die Verbandsarbeit im ZVO

Die Compliance-Leitlinie für die Verbandsarbeit im Zentralverband Oberflächentechnik e.V. (ZVO) ist ein Verhaltenskodex zur Einhaltung von Gesetzen, kartellrechtlichen Vorschriften und freiwilligen Verhaltensregeln für den ZVO, seine Organe und Gremien. 

(Stand: 16. Juli 2018, verabschiedet von der ZVO-Mitgliederversammlung am 19. September 2018 in Leipzig)

Präambel

Der Zentralverband Oberflächentechnik e.V. (ZVO) versteht sich als umfassende nationale Interessenvertretung zur Förderung und Weiterentwicklung der Oberflächentechnik in politischer, wirtschaftlicher und technisch-wissenschaftlicher Hinsicht. Er ist Ansprechpartner für seine Mitglieder, Abnehmerbranchen, Medien sowie für die Branche selbst. Zu den Aufgaben des ZVO gehören Stellungnahmen zu wichtigen Branchenthemen ebenso wie eigene Erhebungen, Bündelung von Informationen, Meinungen und Wissen oder der Aufbau von Expertennetzwerken.

Ziel dieses Verhaltenskodexes ist es, sowohl Mitarbeiter als auch Mitglieder des ZVO auf die wesentlichen Regelungen des deutschen und europäischen Kartellrechts für die Verbandsarbeit hinzuweisen und sie zeitgleich zu verpflichten, die geltenden Wettbewerbsvorschriften einzuhalten.

Um dem vorstehend genannten Personenkreis einen Überblick über kartellrechtskonformes Verhalten zu verschaffen, werden nachfolgend die wichtigsten kartellrechtlichen Vorschriften dargestellt. Diese Richtlinie kann jedoch nicht alle kartellrechtlich relevanten Sachverhalte erfassen. Sie bemüht sich aber, abstrahierend die wichtigsten Normen und Prinzipien herauszuarbeiten. Bei Fragen steht die Geschäftsführung bzw. der Vorstand des ZVO zur Verfügung.

Gegenstand der Richtlinie sind Sachverhalte, die im Zusammenhang mit den Aufgaben und Tätigkeitsgebieten des ZVO stehen. Außerhalb des Verbandes obliegt es allein den Mitgliedern, durch geeignete Maßnahmen für die Einhaltung der Wettbewerbsvorschriften zu sorgen. Verstöße gegen das Kartellrecht können sowohl auf nationaler als auch europäischer Ebene zu erheblichen Bußgeldern und Schadensersatzansprüchen führen. Die Europäische Kommission kann Bußgelder im Umfang von bis zu 10 Prozent des Vorjahresgesamtumsatzes des Unternehmens oder Verbandes verhängen. Bei einem Verband ist, wenn der Verstoß im Zusammenhang mit Mitgliederverhalten steht, die Summe der Vorjahresumsätze seiner auf dem betroffenen Markt tätigen Mitglieder maßgeblich.

Auf Grundlage des deutschen Kartellrechts können auch natürliche Personen, zuwiderhandelnde Organe oder unmittelbar an der Absprache beteiligte Mitarbeiter eines Verbandes oder Unternehmens mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 1 Mio. Euro belegt werden. Der ZVO und seine Mitglieder werden im Fall von Zuwiderhandlungen gegen kartellrechtliche Vorschriften geeignete Sanktionen beschließen. Bereits der Versuch eines Verstoßes gegen kartellrechtliche Vorschriften kann grundsätzlich zum Ausschluss aus dem Verband führen.

Der Verband und seine Mitglieder verpflichten sich, bereits im Vorfeld allen kartellrechtlichen Gefährdungslagen entgegenzutreten. Dazu gehört die Empfehlung zur Teilnahme an kartellrechtlichen Fortbildungsveranstaltungen und Seminaren.

Compliance-Leitlinie zum Download als pdf-Datei

A. Allgemeine Regeln

1. Begrifflichkeiten

Wenn im weiteren Verlauf dieser Compliance-Leitlinie von „Sitzungen“ gesprochen wird, sind damit sämtliche Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen, Ressortsitzungen, Arbeitskreissitzungen und sonstige Zusammenkünfte gemeint, die der Zentralverband Oberflächentechnik e.V. ausrichtet und zu denen er offiziell einlädt. 

2. Erlaubte, unzulässige und kritische Themen

Der ZVO und seine Mitglieder haben die Vorgaben des deutschen und europäischen Kartellrechts zu beachten. Das Kartellrecht schützt den wirksamen Wettbewerb zwischen Unternehmen. Vereinbarungen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Wettbewerbern, die Preise oder Konditionen beeinflussen, Verkaufsgebiete oder Kunden zuteilen oder den freien und offenen Wettbewerb in sonstiger unzulässiger Weise behindern, sind verboten, soweit sie nicht gesetzlich erlaubt werden.

Kartellvereinbarungen sind alle Absprachen, die zur Folge haben, dass bestehender oder möglicher Wettbewerb beschränkt wird. Sie gelten auch für abgestimmtes Verhalten, etwa wenn eine Partei signalisiert, wie ihr Unternehmen sich künftig am Markt verhalten wird.

Bei Treffen von Wettbewerbern im Rahmen von Verbandssitzungen besteht aus kartellrechtlicher Sicht einerseits immer die Gefahr, dass Sitzungen in einem wettbewerbsbeschränkenden Verhalten münden. Um erst gar nicht den Eindruck wettbewerbsbeschränkender Verhaltensweisen aufkommen zu lassen, ist sorgfältig zu prüfen, welche Themen im Rahmen einer Verbandssitzung besprochen werden können. Andererseits ist der Informationsgewinn aus der Verbandsarbeit ein wichtiger Grund für die Mitgliedschaft und führt auch vielfach zu kartellrechtlich gewünschten Effizienzgewinnen. Im Folgenden werden für Verbandssitzungen daher drei Kategorien definiert:

2.1. Erlaubte Themen

Mitarbeiter des ZVO sowie Mitglieder dürfen sich im Rahmen von Verbandssitzungen / Versammlungen grundsätzlich über folgende Themen austauschen:

  • allgemeine wirtschaftliche Themen (z. B. allgemeine Konjunkturentwicklung, neue Konzentrationen im Handel, Marktein- und -austritte),
  • allgemeine technische/wissenschaftliche Themen (z. B. Aufbau einer Einkaufsabteilung, Einkaufsorganisation, Warengruppenmanagement, Kennzahlen des Einkaufs, Einkaufsprozesse und -controlling, Optimierungstools, Lieferantenmanagement, Energieeffizienz, Prozessoptimierungen etc.),

Wichtig!
Diskussionen und Austausch über erlaubte Themen sind nur in allgemeiner und abstrakter Form zulässig. Unternehmensindividuelle wettbewerbsrechtlich sensible Informationen dürfen dabei nicht ausgetauscht oder besprochen werden.

2.2 Unzulässige Themen

Gespräche, Informationsaustausch oder Absprachen über individuelle wettbewerbsrechtlich sensible Informationen / Daten von Unternehmen über folgende Themen sind im Rahmen der Verbandssitzungen aus kartellrechtlicher Sicht ausdrücklich untersagt: 

  • Prognosen über die zukünftige Geschäftsentwicklung zwischen Wettbewerbern jeglicher Art,
  • Preise in jeglicher Form (z. B. Einkaufs- und Wiederverkaufspreise einschließlich Listenpreise, Preisbestandteile, Rabatte, Gutschriften, Preisstrategien und Preiskalkulationen sowie geplante Preisänderungen, Höchst- und Mindestpreise),
  • Kapazitäten und Quoten (z. B. Produktionsquoten und -mengen, Lieferquoten und Liefermengen, Einkaufsmengen, Kapazitätsverknappungen),
  • Vertriebspolitik, Absatz- oder Vertragsgebiete, Kunden und Marketingpläne (z. B. Kunden-, Lieferanten-, Gebiets- und Marktaufteilungen, aktuelle und künftige Aufträge),
  • Lieferanten (z. B. Lieferantenlisten, aktuelle und künftige Aufträge),
  • Einkaufskonditionen,
  • Liefer- und Zahlungskonditionen,
  • Boykott: (Androhung von) Nachteilen gegen Kunden, Lieferanten oder Wettbewerber, Liefer- und Bezugssperren,
  • Kosten (z. B. Kosten des Einkaufs / der Einkaufsabteilung, Gehälter, Rohstoffkosten),
  • Einkaufsvolumina (nicht veröffentlichte Zahlen),
  • Umsatz- und Absatzzahlen (nicht veröffentlichte Zahlen),
  • Marktanteile,
  • Technologien und FuE-Programme,
  • Investitionen,
  • sonstige sensible Unternehmensdaten.

2.3 Kritische Themen

Kritisch sind Gespräche und Informationsaustausch in abstrakter, aggregierter Form über die vorgenannten Tabuthemen, wie z. B. Gespräche über Preise. Ein Gespräch über einen in zulässiger Weise erstellten Preisspiegel darf beispielsweise nicht dazu führen, dass über den individuellen Umgang mit den Ergebnissen des Preisspiegels diskutiert wird. Genauso wenig dürfen bei der Erstellung und Erarbeitung eines Preisspiegels unternehmensindividuelle sensible Informationen ausgetauscht werden.

Auch die gemeinsame Erarbeitung von (technischen) Normen oder Standards ist ein kritisches Thema. Die Erarbeitung von (technischen) Normen oder Standards ist kartellrechtlich dann zulässig, wenn

  • sie in einem transparenten und für Dritte offenen Verfahren erarbeitet werden,
  • der Standard oder die Norm allgemein zugänglich ist,
  • kein Anwendungszwang besteht,
  • alternative Standards oder Produkte nicht behindert werden.

Wichtig!
Daher sollte vor solchen Gesprächen immer eine Freigabe des Vorstandes, ggfs. unter Rücksprache mit einem sachkundigen Rechtsanwalt, eingeholt werden. Darüber hinaus wird empfohlen, derartige Verfahren über anerkannte Norminstitutionen durchzuführen.

B. Verfahrensanforderungen an Gremiensitzungen im ZVO

1. Einladungen zu Sitzungen

Die jeweils verantwortlichen Personen laden frist- und formgerecht zu Sitzungen ein. Den Sitzungsteilnehmern geht rechtzeitig vor der Sitzung eine aussagekräftige Tagesordnung zu. Es ist sicherzustellen, dass die Tagesordnung und die weiteren Sitzungsunterlagen unmissverständlich formuliert und vollständig sind und keine kartellrechtlich bedenklichen Themen enthalten oder insofern missverstanden werden können. In Zweifelsfällen veranlasst der ZVO vorab eine juristische Prüfung auf Unbedenklichkeit. 

2. Vor der Sitzung

Jeder Sitzungsteilnehmer soll die Tagesordnung aufmerksam durchlesen und prüfen, ob es Tagesordnungspunkte gibt, bei denen eventuell besonders auf die Einhaltung kartellrechtlicher Regeln zu achten ist. Eventuelle Bedenken gegen einzelne Tagesordnungspunkte sind der verantwortlichen Person anzuzeigen. Führt dies nicht zur Ausräumung dieser Bedenken, muss rechtzeitig vor der Sitzung der Vorstand des Vereins darüber informiert werden. 

3. Am Tag der Sitzung / während der Sitzung

Die Sitzungsleitung weist die Sitzungsteilnehmer zu Beginn jeder Sitzung auf die Eckpunkte dieser Compliance-Leitlinien und das Gebot kartellrechtskonformen Verhaltens durch alle Beteiligten hin und steht ggf. für Nachfragen zur Verfügung.

Jeder Sitzungsteilnehmer achtet selbstverantwortlich darauf, dass keine Dokumente, Unterlagen oder Daten mit in die Sitzung genommen werden, die kartellrechtswidrige Informationenenthalten. Jeder Sitzungsteilnehmer hat darauf zu achten, dass während oder anlässlich einer Sitzung keine kartellrechtswidrigen Informationen preisgegeben werden.

Hierzu zählen insbesondere Angaben über Preise, Preisbestandteile, Umsatz- und Absatzzahlen, Details zu Preiserhöhungen bzw. Produkteinführungen, neue Produkte, Geschäftsstrategien und die weiteren unter A. Allgemeine Regeln genannten Themen.

Die Tagesordnung der laufenden Sitzung ist von den Sitzungsteilnehmern zu beschließen. Von der vorgegebenen Tagesordnung kann nur nach Genehmigung eventueller Änderungsanträge abgewichen werden. 

Das Protokoll der jeweils letzten Sitzung einschließlich der Erledigungsvermerke ist von den Sitzungsteilnehmern zu beschließen. Änderungen zum Protokoll der letzten Sitzung sind im Protokoll der laufenden Sitzung zu dokumentieren. 

Kommt es im Laufe von Sitzungen zu Spontanäußerungen mit kartellrechtsrelevantem Inhalt, so unterbricht der Sitzungsleiter die Sitzung sofort und entzieht dem Äußernden das Wort. Die Sitzungsleitung hat geeignete Maßnahmen zu ergreifen um sicherzustellen, dass es während bzw. im Rahmen der Sitzung des Verbandes nicht zu unzulässigen Beschlüssen, Absprachen, Gesprächen oder spontanen Äußerungen zu kartellrechtlich relevanten Themen kommt. Die Sitzungsleitung wird in einem solchen Fall die konkrete Diskussion oder erforderlichenfalls die Fortsetzung des aufgerufenen Tagesordnungspunktes abbrechen oder vertagen, oder die gesamte Sitzung abbrechen oder vertagen.

Besteht die Vermutung eines Kartellrechtsverstoßes, so haben sich der Sitzungsleiter und die anderen Teilnehmer unverzüglich hiervon zu distanzieren. Der Widerspruch ist zu protokollieren und der Name der sich äußernden und der sich distanzierenden Mitglieder ist im Protokoll zu vermerken.

Jeder Sitzungsteilnehmer muss den Abbruch oder die Vertagung einer konkreten Diskussion oder erforderlichenfalls auch der gesamten Sitzung fordern, sofern Bedenken gegen die kartellrechtliche Rechtmäßigkeit bestehen. Diese Forderung muss protokolliert werden.

Wird dieser Forderung durch die Sitzungsleitung nicht entsprochen, so verlassen die Sitzungsteilnehmer bei Fortsetzung einer kartellrechtlich bedenklichen Diskussion die Sitzung. Verlässt ein Sitzungsteilnehmer die Sitzung, so muss dies unter Angabe des Namens und des Zeitpunktes protokolliert werden.

Jeder Sitzungsteilnehmer ist angehalten, seine eigenen Aufzeichnungen darauf zu prüfen, ob diese unter kartellrechtlichen Gesichtspunkten missverständliche Formulierungen enthalten.

Jeder Sitzungsteilnehmer hat sich eigenverantwortlich bewusst zu machen, dass die vorstehend genannten kartellrechtlichen Grundsätze selbstverständlich auch für alle Gespräche am Rande bzw. anlässlich einer Sitzung gelten. Sitzungsteilnehmer werden daher das Kartellrecht nicht nur in den Sitzungen selbst, sondern auch am Rande bzw. im Zusammenhang von Sitzungen (z. B. in Pausen, Vorabend- oder Abendveranstaltungen) einhalten.

4. Nacharbeit von Sitzungen

Über Sitzungen werden Protokolle angefertigt, die insbesondere die Sitzungsteilnehmer, den wesentlichen Inhalt der Sitzungen sowie die gefassten Beschlüsse wiedergeben. Anlagen / Anhänge werden im Protokoll dokumentiert und gelten als Bestandteil des Protokolls. Jeder Sitzungsteilnehmer achtet darauf, dass das Protokoll die erörterten Diskussionspunkte und Ergebnisse korrekt und vollständig wiedergibt. Soweit einzelne Formulierungen kartellrechtlich bedenklich erscheinen, müssen Sitzungsleiter und Protokollführer darüber informiert werden. Wird den Bedenken nicht abgeholfen, wird der Vorstand des ZVO darüber informiert.

C. Besondere Regelungen

1. Statistiken, Marktinformationssysteme und Benchmarking

Statistiken, Marktinformationsverfahren und Benchmarking sind grundsätzlich erlaubte, wettbewerbsförderliche Instrumente. Sie ermöglichen Unternehmen eine Standortbestimmung im Markt und erleichtern es, das Marktvolumen und die erwartete Nachfrage vorherzusagen.

Statistiken, Marktinformationsverfahren und Benchmarking haben ein kartellrechtliches Risikopotenzial, wenn sie auf kartellrechtlich sensiblen Informationen beruhen. In solchen Fällen hält der ZVO die folgenden Anforderungen strikt ein:

  • Die Daten in den Statistiken usw. werden unter Berücksichtigung der Anforderungen des Bundeskartellamts und der Rechtsprechung anonymisiert und kumuliert erhoben und veröffentlicht. Rückschlüsse auf einzelne Melder dürfen nicht möglich sein.
  • Der ZVO wird personell und technisch sicherstellen, dass Mitglieder und Dritte keinen Zugriff auf Rohdaten der Melder haben.
  • Mitarbeiter des ZVO unterliegen der Geheimhaltung; diese Verpflichtung wird für jeden Mitarbeiter mit einer individuellen Geheimhaltungsverpflichtung dokumentiert.
  • Der ZVO wird keine Anmerkungen oder Kommentare veröffentlichen, die ein bestimmtes Marktverhalten empfehlen, anregen oder nahelegen.

2. Verbandsinformationen und -empfehlungen

Der ZVO wird einseitig tätig, wenn er seinen Mitgliedern über (interne) Rundschreiben, öffentliche Äußerungen seiner Repräsentanten bzw. Mitarbeiter oder in sonstiger Weise (z. B. indirekt über Pressemitteilungen) Verbandsinformationen und Empfehlungen zukommen lässt.

Kartellrechtlich unkritisch sind Verbandsinformationen und Empfehlungen, die sich auf die bloße Übermittlung von Tatsachen beschränken und die daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen den Mitgliedern überlassen.

Allerdings sind Verbandsinformationen und Empfehlungen unzulässig, wenn sie den Mitgliedern ein den Wettbewerb beschränkendes Verhalten nahelegen, das – wäre es Gegenstand einer direkten Vereinbarung zwischen den Mitgliedern bzw. Unternehmen – gegen Kartellrecht verstoßen würde.

Sollte der ZVO Kunden- oder Lieferantenbewertungssysteme einrichten, wird er die Einhaltung des Kartellrechts sicherstellen.

3. Positionspapiere und Pressemitteilungen des ZVO

Der ZVO stellt sicher, dass seine Positionspapiere und Pressemitteilungen keine Formulierungen beinhalten, die gewollt oder ungewollt auf Absprachen, gleichförmiges Verhalten oder entsprechende Empfehlungen des ZVO hindeuten. Die aus den Positionspapieren und Presseinformationen des ZVO zu ziehenden Schlussfolgerungen bleiben ausschließlich den Mitgliedern überlassen.

Zulässige Formulierungen sind:

  • objektive Wiedergabe der Marktlage und Marktentwicklung,
  • Darstellung aller sinnvollerweise in Betracht kommenden Reaktionsmöglichkeiten, ohne einseitig eine bestimmte Reaktionsmöglichkeit zu bevorzugen.

Der ZVO erarbeitet in seinen Organen, Ressorts und Arbeitsgremien Verbandsempfehlungen, z. B. Allgemeine Geschäftsbedingungen für Lohngalvaniken, Verfahrenschemielieferanten und Anlagenlieferanten. Er prüft die rechtlichen Rahmenbedingungen seiner Empfehlungen und stellt diese Empfehlungen seinen Mitgliedsunternehmen unverbindlich zur Anwendung zur Verfügung. Der ZVO gibt keine Empfehlungen, weder direkt oder indirekt, für ein bestimmtes Marktverhalten seiner Mitgliedsunternehmen.

4. Boykottverbot

Im Rahmen eines wirtschaftlichen Boykotts wird der vom Boykott Betroffene ganz oder teilweise vom üblichen Geschäftsverkehr ausgeschlossen und damit in seiner Existenz bedroht. Es ist deshalb grundsätzlich unzulässig, dass der ZVO zu einer Liefer- oder Bezugssperre gegenüber bestimmten Unternehmen auffordert. Unerheblich ist dabei, ob die Adressaten der Aufforderung auch nachkommen und in welcher Form der Boykottaufruf erfolgt ist.

Der ZVO und seine Mitglieder boykottieren nicht andere Unternehmen und rufen nicht zu Liefer- oder Bezugssperren auf.

5. Standards, technische Zusammenarbeit und andere Kooperationsformen, Leistungsangebote

Der ZVO und seine Mitglieder verpflichten sich, bei der Erarbeitung von Standards, technischer Zusammenarbeit oder anderen Kooperationsformen die kartellrechtlichen Vorgaben zu beachten. Die Teilnahme an Standards und Arbeitsgruppen des ZVO erfolgt freiwillig und grundsätzlich auf nicht exklusiver Basis. Ausgenommen von der Erarbeitung von Standards, technischer Zusammenarbeit oder anderen Kooperationsformen sind Bereiche, die zu einer Verringerung des Preiswettbewerbs, einer Marktverschließung gegenüber Technologien oder einer Diskriminierung bestimmter Unternehmen führen.

Vom ZVO und seinen Gremien erarbeitete Standards und sich daraus ggfs. ergebende Erfindungen stehen grundsätzlich allen interessierten Unternehmen offen. Die Nutzung kann von der Zahlung eines Entgelts abhängig gemacht werden. Der ZVO wird seine Mitglieder nicht behindern oder diskriminieren. Der ZVO verpflichtet sich, in regelmäßigen Abständen beabsichtigte oder durchgeführte Formen der Zusammenarbeit von kartellrechtlich spezialisierten Rechtsberatern überprüfen zu lassen.

Im Gegensatz zu entwickelten Standards und sich daraus ggfs. ergebenden Erfindungen kann der ZVO seinen Mitgliedsunternehmen konkrete mit der Mitgliedschaft im ZVO verbundene Leistungen und Informationen exklusiv anbieten und bereitstellen, ohne dadurch gegen das Kartellrecht zu verstoßen.

6. Selbstverpflichtungen

Selbstverpflichtungen sind Zusagen von Unternehmen, sich in einer bestimmten Art und Weise zu verhalten.

Der ZVO darf in bestimmten Bereichen Selbstverpflichtungserklärungen entwickeln, soweit:

  • diese der Erreichung eines anzuerkennenden Zieles dienen (z. B. im Umweltschutz),
  • diese einen Beitrag zum wirtschaftlichen oder technischen Fortschritt erwarten lassen (z. B. Verbraucher- oder Gesundheitsschutz),
  • die Abnehmer wesentlichen Anteil an den daraus zu erwartenden Gewinnen oder technischen Vorteilen haben,
  • die Selbstverpflichtungserklärung der wirtschaftlich günstigste Weg zur Zielerreichung ist,
  • die Erklärung für Dritte offen ist,
  • die Handlungsfreiheit der Beteiligten nicht unangemessen eingeschränkt wird,
  • der Marktzugang potenzieller Wettbewerber nicht erschwert wird,
  • keine spürbare Beschränkung des Wettbewerbs durch abgestimmtes Verhalten bewirkt wird.

7. Aufnahme neuer Mitglieder

Der ZVO ist grundsätzlich frei in seiner Entscheidung über die Aufnahme neuer Mitglieder. Er entscheidet diskriminierungsfrei über die Aufnahme neuer Mitglieder. Er verweigert die Aufnahme nur, wenn dies sachlich gerechtfertigt ist. Dabei wird er das Interesse des ZVO an der Nichtaufnahme und das Interesse des Bewerbers an der Aufnahme gegeneinander abwägen. In der Abwägung wird der Vorstand des ZVO unter anderem folgende Interessen berücksichtigen:

  • die Erfüllung der Voraussetzungen aus der Satzung des ZVO,
  • Wettbewerbsnachteile des Bewerbers im Falle der Ablehnung,
  • die Auswirkungen der Aufnahme auf den Verbandsfrieden und die Verbandsarbeit.

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